¿Qué comunicación electrónica utilizar en cada caso?

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En anteriores posts de nuestro blog, nuestra compañera Sandra Campos nos hablaba de los diferentes tipos de comunicaciones electrónicas desde una perspectiva técnica. Aprendimos que certificar el contenido, o la lectura de un email no es tan sencillo y que es importante conocer bien las características de cada comunicación, si no queremos que al presentar la prueba en un juicio sea fácilmente impugnada. Ahora bien, ¿en qué supuestos de nuestra vida profesional debemos escoger un tipo de comunicación u otra? Aquí os dejamos algunos ejemplos:

1)      Quiero informar a mi base de clientes del cambio en la nueva protección de datos

Sí solo es informar nos valdría con certificar envío, recepción y sello temporal, pero si también necesitamos demostrar la aceptación por parte del cliente, deberemos habilitar una opción que le permita leer y aceptar expresamente el contenido de las cláusulas, recogiendo las evidencias electrónicas de dicha aceptación.

2)      Voy a enviar el diseño de un logotipo a mi cliente

Es suficiente con acreditar el origen del email y el envío con sello temporal, pero obtendremos una protección mayor si además hemos depositado el diseño en un depósito electrónico certificado ya que ahí podremos acreditar desde cuando lo tenemos y que permanece íntegro desde entonces.

3)      Quiero irme del Barça al Manchester City

¡Ojo! Tal y como ya comentamos en este post aquí la cosa se complica, necesitamos certificar la apertura del email por una persona concreta y también la lectura del contenido donde informamos de nuestra voluntad de romper un contrato. Necesitamos un email con doble factor de autentificación (para abrirlo hay que meter una clave que se envía al móvil) y para descargar el contenido deberemos pedir una acción del destinatario (descargarlo de un enlace, por ejemplo) completando estas premisas si estamos cubiertos.

En definitiva, pese a lo que seguramente habréis oído en muchas ocasiones, un email certificado NO es un burofax electrónico, y es fundamental antes de decantarse por una u otra opción preguntarse ¿Qué quiero demostrar? ¿Solo el envío? ¿Envío y apertura? ¿Envío, identidad, apertura y lectura? De la respuesta a esa pregunta saldrá el email certificado que necesitas.