LOS DISTINTOS TIPOS DE COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS CERTIFICADAS

En primer lugar, veamos qué es una Comunicación Electrónica Certificada:

Se trata de una comunicación electrónica emitida a través de un canal digital, que va asociada a un proceso de certificación que recoge toda la información de la misma (emisor, destinatario, contenido y momento del envío) dejando constancia de todo ello a través de un sello cualificado. La certificación es generada por una Entidad Certificadora, a través de un informe firmado electrónicamente que garantiza la validez de la información recogida en el documento electrónico, así como los tiempos de todas las fases del proceso de comunicación, certificando así la fecha y hora de envío, recepción y apertura de la comunicación.

Los tipos de Comunicaciones Electrónicas Certificadas (CEC) más frecuentes son:

• Correo Electrónico
• SMS
• Otros canales de carácter público como Lexnet, o privados como Docu Sign, Punto Neutro, etc

¿Cuál es la finalidad de las CEC?

La principal finalidad de las CEC es ofrecer una garantía probatoria de que una comunicación se ha llevado a cabo.  

Entrando al detalle, según el proveedor nos encontramos con diferentes modelos y niveles de certificación:

Certificación de entrega: Certifica solo el contenido y la entrega de la comunicación. Es decir, NO certifica el conocimiento de la comunicación por parte del destinatario, solo la entrega a su servidor de correo electrónico.

*Los documentos adjuntos se mantienen en el correo electrónico.

Certificación de entrega con enlace de confirmación: Añade al modelo anterior la incorporación de un enlace de confirmación. Al requerirse una acción por parte del receptor de la comunicación, cuando ésta se realiza es posible certificar el conocimiento (Acceso) a la comunicación.

*Los documentos adjuntos se mantienen en el correo electrónico.

Certificación de entrega con enlace de descarga de archivos: Certificación de contenido, entrega y con descarga certificada de documentos. Al convertir los documentos adjuntos del correo electrónico en enlaces, se puede probar el acceso a la comunicación y la descarga de éstos.

Ahora bien, es muy importante poder demostrar que es realmente el destinatario de la comunicación el que ha realizado las acciones de acceso y descarga.  Si tenemos en cuenta que, en el estado actual de la tecnología asociadas al correo electrónico, es posible que un tercero tenga acceso a una copia del correo que hemos emitido (Man in the middle) sin que sea fácil detectarlo, necesitamos estrategias que, sin complicar el proceso, permitan identificar adecuadamente al destinatario.

Entre otras destacan las siguientes:

Certificación de contenido, entrega y con descarga certificada de documentos protegida por contraseña. El receptor debe conocer la contraseña, a veces enviada mediante SMS, para poder acceder a la comunicación y a los archivos.

Certificación de contenido, entrega y con descarga certificada de documentos en una plataforma común. El receptor debe conocer la contraseña para poder acceder a la plataforma y allí a las comunicaciones dirigidas a él.

Las ventajas de este último modelo son que el destinatario habrá tenido que aceptar las condiciones de uso de la plataforma y validar por diversos medios su dirección de correo electrónico.

Importante: Un rechazo de la comunicación se considera como Comunicación Válida, ya que ha requerido de una acción (rechazo) por parte del receptor.

Por último, no olvidemos que todos estos tipos de comunicación con valor probatorio pueden ser presentadas como Prueba de Parte en un procedimiento Judicial, pero podrían ser impugnadas por la parte contraria si carecen de suficiente fuerza probatoria.

Es por todo ello que resulta tan importante elegir muy bien qué tipo de comunicación electrónica certificada usamos en cada ocasión, dependiendo la finalidad de dicha comunicación.