TRANSFORMACIÓN DIGITAL Y AUMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD EN LA GESTIÓN DE EXPEDIENTES JUDICIALES.

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Seguimos dándole vueltas a la transformación digital de los despachos de abogados y procuradores, y a la eterna pregunta de ¿por qué debo transformarme digitalmente?, y la habitual respuesta de porqué tengo que transformarme si ya me va bien como estoy ahora.

Ante este planteamiento, uno de los argumentos a favor de acometer el proceso es que las herramientas digitales te permitirán incrementar tu productividad. Y entonces llega la siguiente pregunta ¿por qué ahora todo el mundo habla de productividad en el sector legal?

Probablemente la mayoría de los colegas de profesión ya vengan empleando este término hace algún tiempo, pero la realidad es que no es un vocablo que haya sido tradicionalmente empleado en nuestro colectivo. Traducido a nuestra jerga, las herramientas nos ayudan a darle solución a esa perenne sensación que tenemos todos de “me comen los vencimientos y las tareas, y me faltan horas en el día para atenderlo todo con la calidad requerida”.

Es de reseñar que, la productividad, como capacidad de producir o elaborar un producto u ofrecer un servicio con nuestro trabajo, es uno de los factores más importantes del crecimiento económico. Y en este sentido, muchas de las innovaciones que históricamente se han venido introduciendo en nuestro día a día, han sido para poder incrementar nuestra capacidad productiva, ofreciéndonos la posibilidad de hacer más en menos tiempo.

La rueda, por ejemplo y su integración bajo una plataforma o cubículo, y accionada con animales de tiro, permitió el transporte de mayor volumen de mercancías o de personas, potencial que luego se vería infinitamente mejorado con la máquina de vapor, que sería la simiente de otras innovaciones como el ferrocarril o los automóviles, con el definitivo impacto que ello tuvo en el transporte de mercaderías.

Durante la Revolución Industrial se produjo un crecimiento económico sin precedentes, al incrementarse la capacidad productiva de cada individuo con la cadena de montaje o producción en serie. Y cada una de las tareas, que se caracterizaran por ser rutinarias y reiterativas, pudo ser automatizada, a través de maquinaría. Más adelante, serían los robots los que replicarían el proceso manual que originariamente hiciera el operario. Lo que determinó un incremento extraordinario de la productividad de cada uno de los recursos integrantes del proceso.

Podría nombrar hasta el infinito otros ejemplos de innovaciones y automatización de tareas, pero vayamos al sector legal, que es el que más nos interesa. Y más concretamente a la partida de gestión de expedientes judiciales, que es, por mi experiencia profesional, el ámbito que mejor conozco.

Aunque el término productividad ha sido ampliamente empleado en otros sectores, es cierto que en el legal lo ha sido con menor calado. Sin embargo, con cada vez más frecuencia se emplea este término en nuestro colectivo. Ahora se habla de procesos productivos en la gestión de expedientes judiciales, y de la capacidad de cada abogado o procurador de atender las tareas propias que le corresponden realizar diariamente.

Lo que de toda la vida ha venido siendo evacuar los requerimientos y vencimientos del día, asistir a las vistas señaladas, atender las reuniones programadas con clientes, y si consigo que me sobre algo de tiempo, preparar las demandas pendientes. Así es como tradicionalmente se ha venido denominando a nuestros procesos productivos. Y en función de todas las tareas que hayamos podido atender en el día, sin morir en el intento, habremos sido más o menos productivo.

La buena noticia es que, al igual que ya haya ocurrido en otros sectores, muchas de nuestras tareas son también automatizables por ser rutinarias, de escaso valor y de resultado previsible.  Y si automatizamos parte de nuestras tareas diarias, nuestra productividad se verá incrementada.

La tramitación recurrente y reiterada de determinadas partidas de la misma tipología y su gestión con prácticamente la misma metodología por todos los abogados y procuradores, ha servido de simiente para que distintos proveedores de soluciones digitales ofrezcan herramientas que automaticen y repliquen el proceso de gestión requerido para la tramitación de cada tarea.

El detonante que desencadenó los procesos de automatización, como es de imaginar, principió en los despachos que gestionan carteras judiciales masivas en los que, casi siempre se hace lo mismo y del mismo modo: ejecuciones hipotecarias, carteras de recuperaciones de deudas, cláusulas abusivas, reclamaciones de cuotas o derechos, y otros tantos procedimientos.

Al tratarse de carteras en las tareas se suceden y repiten constantemente, se propicia su tratamiento a modo de producción en cadena, convirtiéndolos en procesos altamente automatizables. Lo que facultará al jurista gestionar el mismo volumen de trabajo en menos tiempo, o en el mismo tiempo mayor volumen. En definitiva, nos otorgará la capacidad de ser más productivos.

Porque todos sabemos que, en la mayoría de los casos, las partidas de trabajo que requieren la tramitación de los expedientes judiciales son comunes a todos los abogados y procuradores, independientemente de si gestionamos o no con carácter recurrente carteras judiciales de determinada tipología, y lo hagamos o no, con carácter masivo. La presentación de escritos a través de Lexnet, la gestión, agendado y archivo de notificaciones, la consulta de cuentas de consignaciones, lo pagos de tasas y depósitos, la generación de escritos de trámite sin complejidad jurídica, etc., son actividades que integran por igual el día a día de todos los profesionales que gestionamos litigios.

Por lo que todos nos podremos beneficiar de las automatizaciones que nos ofrecen las herramientas digitales sin que sea exclusivo y excluyente de grandes despachos con amplios recursos que gestionan titánico volumen de asuntos, con grandes estructuras operativas y vastos equipos de trabajo.

Imaginemos que semanalmente tengo que consultar las cuentas de consignación de aproximadamente 50 expedientes. Tarea a la que suelo dedicar la mañana de los viernes. Y que tardo unos 2-3 minutos en cada consulta, y en anotar en el expediente el resultado de la averiguación, para luego poder interesar que se expida mandamiento de pago o se haga transferencia.   Lo que me llevará unas dos horas de trabajo, más el tiempo que luego tarde en preparar y presentar el correspondiente escrito de los asuntos en los que haya saldo positivo, ¿que pueden ser otras 2 horas en el mejor de los casos?

E imaginemos que la consulta puede hacerse automáticamente con carácter semanal, y el resultado se vuelca automáticamente en mi software de gestión saltándome el aviso correspondiente. Lo que me permitirá a golpe de ratón, generar en bloque y con carácter automático el escrito interesando la entrega de cantidades, que también se presentará automáticamente, guardándose el escrito generado y el justificante de presentación, todo con carácter automático en su expediente.

Lo que en condiciones normales me hubiera costado, por ejemplo, toda la mañana de trabajo cada viernes, con soluciones digitales puede quedarse reducido a unos minutos.  

Pongamos ahora como ejemplo la presentación de demandas y escritos a través de Lexnet y E-Justicia. Pongamos que diariamente tengo que presentar una media de 50 escritos, y que cada presentación me lleva de media unos 5 minutos. Lo que me supondrá aproximadamente unas 4 horas de trabajo efectivo.  Si lo hago a través de un software que permita la funcionalidad completamente automatizada de esta partida, únicamente me robará los minutos que necesite para a golpe de clic indicar al sistema los escritos que deban ser presentados. Y los justificantes de presentación se nos archivarán también de forma automatizada en su correspondiente expediente en nuestro aplicativo.

Las soluciones de automatización incrementan considerablemente nuestra capacidad productiva, ya que tareas a la que normalmente dedicamos horas, podrán ser solventadas en minutos, y el tiempo que ahora tenemos disponible podremos emplearlo en atender otras tareas.

Conscientes de lo que la tecnología puede aportar a la gestión de expedientes judiciales, cada vez se encuentran en el mercado más soluciones digitales que automatizan partidas de trabajo habituales y comunes en el sector, como son: procesamiento y gestión de notificaciones judiciales, consulta de cuentas de consignación, generación automática de escritos y su auto-presentación en Lexnet y E-Justicia, autoarchivo de documentos, remisión automática de correos electrónicos, remisiones automatizadas de comunicaciones para interrumpir prescripción de acciones, integración automatizada de datos de contratos para elaboración de demandas, etc.

Inteligencia artificial, RPA, OCR, machine learning, softwares de gestión, etc. nos ayudarán en nuestros procesos, y son herramientas que empiezan a ser cada vez más accesibles al grueso del colectivo, y no sólo para los grandes despachos.

Afortunadamente, se están superando esas reticencias iniciales a la incorporación de las nuevas tecnologías a nuestro día a día, siendo conscientes de los considerables beneficios que nos ofrece, como es el incremento de nuestra productividad. 

Es patente la inquietud del colectivo en conocer cómo la tecnología nos puede ayudar a transformar el concepto de los servicios jurídicos, y el valor que su integración nos aporta, al hacerlos más accesibles, más eficientes y más rentables, y ayudándonos a ofrecer un mejor servicio y de mejor calidad.

Espero que este artículo ayude a conocer algunas de las indiscutibles ventajas que la era digital nos ofrece.       

Rocío Ramírez Torres.                                                                                                                                                            Directora procesos Legales.