¿QUÉ SON LAS MACROS Y CÓMO PUEDEN AYUDARNOS EN LA GESTIÓN DE CARGA DE TRABAJO DOCUMENTAL Y ADMINISTRATIVO?

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Si tuviera que referir una de las funcionalidades que, desde mi punto de vista, mayores eficiencias procuran en la gestión de trabajo documental y administrativo en la tramitación de procedimientos judiciales, sin duda indicaría las macros.

Probablemente este concepto, a la mayoría de los juristas suene a chino, pero sin darnos cuenta, y a otros niveles, ya las usamos diariamente.

En ciencias de la computación, macro es una instrucción que se le da al sistema, para que ejecute un conjunto de tareas de forma secuencial a través de una única orden o comando, y posibilitando su automatización.

Ejemplos que usamos cada día, y en un nivel más básico, son Control+C o Control+V para copiar y pegar, o Control+B para buscar en Word o Control+F en PDF, por poner algunos ejemplos.

A través de éstos comandos, y en una sola acción, indicamos a nuestro ordenador qué es lo que queremos que haga, abreviando el proceso. De este modo no precisamos levantar las manos del teclado, buscar el ratón, localizar dónde esté el cursor en la pantalla, y seleccionar la funcionalidad deseada. Basta con teclear Control+C, por ejemplo.

En un nivel más avanzado, los softwares de gestión amplían en un mayor rango y elevando la complejidad, la activación de otro tipo de secuencias, convirtiéndose en grandes aliados a la hora de aligerar los tiempos de gestión de determinadas partidas de trabajo de carácter rutinario y recurrente.

Imaginemos, por ejemplo, que nos han notificado una sentencia, que debemos archivarla. El proceso normal sería nombrar el documento como “sentencia”, guardarlo en su expediente, agendar los vencimientos para aclarar o apelar en caso de que fuera necesario, y generar la tarea o aviso, o remitir el documento por email, al letrado que tramite el asunto.

Todo este proceso puede accionarse en nuestro sistema con el tecleo de un simple código, que normalmente suele ser numérico o alfanumérico, y se desencadenará la ejecución del flujo de trabajo en su integridad.

Obviamente, con carácter previo hay que parametrizar (“enseñar”) a nuestro sistema, indicándole la secuencia de acciones que deba replicar en cada comando que se cree, ya que cada notificación recibida, por ejemplo, deberá ser guardada con un nombre diferente dependiendo del tipo de resolución que se trate (sentencia, señalamiento audiencia previa, o auto despachando ejecución), y tendrá que agendarse de manera diferenciada (en unos casos será señalamiento, requiriendo codificar la hora; y en otros será vencimiento que podrá ser de 2, 5, 10 o 20 días hábiles, por referir algunos ejemplos). Habrá casos también, en que, para el mismo tipo de resolución, el plazo diferirá dependiendo de la jurisdicción de la que se trate, como por ejemplo el plazo para apelar una sentencia, que es de 20 días en civil y 15 en contencioso administrativo, lo que exigirá la creación de dos macros diferentes. Y así nos iremos encontrando con un amplio espectro de casuísticas, respecto de la que ir generando su macro correspondiente.

Por otro lado, otra de las ventajas de las macros, es que posibilitan la gestión normalizada, garantizando que la información esté correctamente codificada en nuestro aplicativo, y que se almacene con la misma nomenclatura, lo que facilitará su tratamiento, evitando errores de transcripción que pueda alterar resultados en su extracción. De esta manera se garantizará una mayor calidad del dato con el impacto que ello supondrá de cara a su gobernanza.      

Así por ejemplo, si tengo acordado con un cliente al que tramito una amplia cartera de asuntos, que el hito para la emisión de factura y pago por los servicios prestados será al momento de notificarse la sentencia, y mensualmente hacemos un barrido filtrando los asuntos en los que ya la tengamos notificada, debo tener la certeza de que todas las sentencias han sido guardadas con el nombre correcto en nuestro sistema, ya que si por error de transcripción, o por abreviar, las nombramos como setecia, seneecia, stcia., o st., no tendremos un correcto desglose de todos los asuntos susceptibles de abono, y dejaremos de emitir la factura y cobrarlos.

La normalización de la información y los datos nos ayudarán también a ser más eficientes a la hora de realizar nuestro trabajo, ya que, continuando con el ejemplo anterior, nos evitaremos tener que revisar manualmente los asuntos para descartar que no se nos pase alguno, ni tampoco tendremos que incluir en los filtros para generar el reporte que me indique en que asuntos se nos ha notificado la sentencia, todas las posibles nomenclaturas con las que han podido ser archivadas.

Pero las macros, no sólo son aplicables a la gestión de notificaciones, sino que es extensible a otros tipos de partidas, que requieran activar para su atención una secuencia de acciones para completar su flujo. Pueden ser propias de la tramitación judicial del expediente, de componente administrativo o contable del despacho, o de cualquier otra naturaleza, como generar escritos de trámite, nombrarlos y guardarlos en su expediente y remitirlos al procurador o presentarlo directamente en Lextet; para generar facturas, nombrarlas, archivarlas y enviarlas al cliente por email; para generar comunicaciones recurrentes o extraer informes o reportes, archivarlos y remitirlos por email a su destinatario; o remitir correos electrónicos requiriendo determinada información o datos, o informando al procurador de su designación, de forma vinculada a cada nuevo asunto del que abramos ficha, por referir algunos ejemplos.

A través de las macros optimizaremos de forma asombrosa nuestros tiempos de gestión, ya que, con una sóla orden, habremos activado la réplica del proceso íntegro, y su impacto en carteras de la misma tipología es aún más significativo, porque diariamente y de forma recurrente y reiterada se atiende tareas similares, y la escalabilidad de la secuencia de acciones que se automatiza será aún más contundente, al seguirse siempre el mismo patrón de ejecución.

 

Porque es indiscutible que la tramitación de asuntos judiciales requiere, cada vez más, de un alto componente de gestión documental, que los postula como firmes candidatos para acometer su automatización. Carga documental, que, además, llega a hacerse, en algunos casos, insufrible y desmotivante. Las macros pueden ser de inestimable ayuda minimizando el tiempo que debamos destinar a las tareas rutinarias y de escaso valor que la evacuación de vencimientos y distintos trámites, requieren. Posibilitando dedicarnos a cuestiones de mayor calado, que exigen estudio, análisis y valoraciones jurídicas, igualmente regidas por los plazos y vencimientos propios de este tipo de asuntos, que en muchas ocasiones no son atendidos con el rigor que debieran, ante la falta de capacidad temporal para atenderlo todo. 

Rocio Ramirez Torres                                                                                                                                                                                                                   Directora de Procesos Legales en EMC Soluciones Legaltech