Los flujos de trabajo o Workflows son la esencia de la propuesta de nuestro IURITEX 360º, una plataforma que, combinando tecnologías propias y de terceros, plantea un aspiracional de automatización inalcanzable hace solo unos pocos meses: En carteras de masividad podemos automatizar prácticamente el ciclo completo de vida de un asunto.
No obstante, en nuestro equipo tenemos la sensación de que el concepto Workflow es demasiado amplio, y que tal vez no defina bien lo que IURITEX 360º es capaz de hacer.
Para empezar, os Workflows no son necesariamente automáticos, sino un flujo de trabajo que involucra una serie de etapas y recursos, que se rige por un conjunto de reglas y que permite una trazabilidad y validación de cada paso completado, siempre con el objetivo de optimizar el tiempo, los recursos y la calidad del trabajo, eliminando así los errores humanos, retrasos y cuellos de botella.
Para IURITEX 360º hemos combinado tanto módulos propios como integraciones con terceros, lo que nos permite diseñar Workflows como el siguiente, donde cada etapa se completa de manera desatendida.
Pongamos un ejemplo práctico:
1.- Desde un formato de información conocido damos de alta uno o varios asuntos
2.- ¿Tenemos el alta correcta? Entonces, siempre que tengamos la plantilla de demanda y los adjuntos correctamente identificados en cualquier repositorio, podemos montar el escrito o demanda automáticamente.
3.- Ya tenemos los escritos y demandas, pero hay que firmarlos. Si tenemos el certificado instalado en el Equipo, podemos hacerlo de forma automática e inmediata, o bien podemos enviar un email al firmante para que entre en 360º con su clave y firme en bloque todo lo que tenga pendiente.
4.- Como estamos Homologados en LexNET y GenCat, podemos presentar la demanda automáticamente, descargar el acuse, renombrarlo y dejarlo donde más nos convenga.
5.- En el momento de reparto del asunto, y como sabemos el conjunto documental que lo ha generado y el Juzgado de Destino inicial, podemos preparar los documentos requeridos, etiquetarlos y enviarlos al centro de impresión, de donde irán directos al juzgado asignado. Una vez recibamos la copia sellada, podemos renombrarla y dejarla donde junto con el resto de documentación del asunto.
6.- ¿El Juzgado responde? Al leer la notificación con Matilda, y en función de lo que dicte la resolución, podremos identificar la plantilla necesaria para generar el escrito correspondiente y volver al punto 4.
Todo esto es posible gracias a los workflows, ya que nos permiten conocer perfectamente la información que necesitamos para completar cada paso, y la que necesitaremos a posteriori, lo que también nos facilita tener validaciones automáticas que nos informan cuando un campo del alta o de la plantilla ha quedado incompleto, por ejemplo.
¿Automatizamos el 100%? Nunca, pero gracias a un buen trabajo en la calidad de los datos de origen, el trabajo manual puede llegar a reducirse en más de un 75%.
