En el sector legal cada vez es más frecuente escuchar términos como flujos de trabajo o workflow, términos tradicionalmente desconocidos dentro de nuestra actividad.
Para algunos, estos conceptos estarán ya plenamente integrados en su día a día, pero para otros, serán una auténtica entelequia. Por lo que seguro puede ayudar saber a qué nos referimos cuando hablamos de flujos de trabajo o workflow, que no es otra cosa que tener plena definición de cada una de las tareas que integran una partida de trabajo concreta: tareas de las que se compone la actividad, en qué orden, y cómo se llevan a cabo hasta la completa ejecución de la misma, agentes que intervienen en el proceso, así como interactuaciones entre los mismos, posibles resultados y posibles respuestas a accionar con cada una de ellas, así como cualquier otro componente, detalle o partida que lo integre.
Ofreciendo un ejemplo concreto, cuando hablamos del flujo de trabajo de la gestión de una notificación judicial, la secuencia sería:
1.- Recepción de la notificación.
2.- Lectura y categorización de la misma.
3.- Agendado del vencimiento o señalamiento que incluya.
4.- Archivo en su expediente.
5.- Remisión al profesional que gestione el asunto.
Cada workflow, puede a su vez estar compuesto de sub-flujos, como por ejemplo las tareas que son necesarias para archivar la notificación: localizar el expediente teniendo en cuenta número de autos, juzgado y partes, abrir el expediente y archivar renombrando la notificación con la categorización que corresponda, por ejemplo, sentencia, o pase a tasar costas.
A su vez, también puede integrarse como una partida concreta de un flujo más extenso. En este sentido, si también tenemos definido el flujo de trabajo que implica la generación y presentación del escrito que la notificación nos requiera evacuar, y lo enlazamos al anterior, tendríamos completamente definido el proceso íntegro.
El tener una clara definición de la estructura de los procesos, será de suma importancia para implementar las automatizaciones que las nuevas tecnologías nos ofrecen, para así poder determinar con claridad que tareas son susceptible de automatizar y cuáles son los pasos que el sistema deba replicar para llevarla a cabo, así como qué tareas deberán ser gestionadas manualmente. También podremos definir qué soluciones concretas deberemos integrar respecto de cada una de las partidas a realizar por el entorno digital.
Una vez tenemos claro que tarea es susceptible de ser automatizada, por ser repetitiva, de escaso valor y de resultado predecible y controlable, toca pintar el flujo de trabajo.
A título de ejemplo, el siguiente diagrama, que recoge el flujo de trabajo referido, así como las soluciones que desde EMC se ofrecen para la automatización de partidas en la gestión de notificaciones judiciales y la evacuación del trámite que la notificación requiera:
Entre estas soluciones de automatización encontramos:
Matilda: Sistema de machine Learning aplicado a la gestión de notificaciones judiciales
Silex: Para generar automáticamente escritos y automatizar su presentación en bloque a través de Lexnet.
Punto Neutro: Plataforma de comunicación electrónica certificada que le permite controlar y certificar todas sus comunicaciones diarias.
Detectis (Agatha): Plataforma que aporta, de manera inmediata, información crucial sobre cualquier persona física o jurídica y su mapa de vinculaciones.
No podemos olvidarnos de Sísifo, otra de las soluciones de automatización que desde EMC se propone y que no se incluye en el diagrama, ya que el ejemplo de notificación que se toma como referencia (el requerimiento para aportar nuevo domicilio) no requiere consultar las cuentas de consignación del juzgado, pero es una herramienta de referencia en la automatización de estas consultas.
Es la definición de los flujos de trabajo y las tareas que lo integran, lo que permitirá establecer que partidas son susceptibles de ser automatizadas, ofreciendo soluciones definitivas en cuanto a optimización de recursos en la gestión documental de los expedientes judiciales. De esta manera se consigue hacer mucho más eficiente dicho proceso, empleándose menos tiempo y recurso en este cometido.
Estos flujos de trabajo o workflows permitirá a los expertos EMC, definir y proponer las soluciones a necesidades concretas y reales abogados y procuradores.
Rocío Ramírez Torres.
Directora procesos Legales.
