Algunos de los porqués de la transformación digital en el sector legal.

Son muchos los sectores o industrias que ya han introducido cambios significativos en este sentido, como pueda ser el retail o la televisión: las compras online o la televisión a la carta son un simple ejemplo. Si mi hija necesita una mochila nueva para el cole, entro en Amazon a través de su app en mi móvil, compro la que más le guste, y la tengo en casa al día siguiente, y si me apetece una tarde cinéfila y ver clásicos como Pulp Fiction o la serie Hermanos de Sangre, sólo tengo que suscribirme a alguna plataforma para verlas de inmediato.

Son claras las ventajas que la transformación digital ha supuesto en estos servicios, como son la disponibilidad, alcance, inmediatez o cómodo acceso, por no mencionar el ahorro en costes al poder prescindir de establecimientos abiertos al público.

La pregunta de rigor ahora sería ¿qué ventajas puede suponer la digitalización en la prestación de servicios legales? Y sobre este punto también hemos leído mucha teoría: optimización de recursos, mayor productividad, eficiencia en la prestación de servicios, mayor calidad, agilización de tareas, mayor alcance, etc.

Pero ¿cómo se traduce esto de forma práctica en el día a día de un despacho de abogados o procuradores, en un departamento in-house o en un proveedor de servicios jurídicos?

Es indiscutible que en el día a día en la prestación de servicios jurídicos hay muchas tareas rutinarias, y de escaso valor que nos requieren de mucho tiempo y recursos. Estas tareas pueden ser realizadas por entornos digitales, agilizándose significativamente su gestión.

Esto es lo que nos va a permitir transformarnos digitalmente. Que muchas de esas tareas repetitivas puedan ser automatizadas para realizarlas más rápido o por equipos más reducidos sin restar calidad en su gestión.

Además, habrá tareas que podrán ser íntegramente digitalizadas, y otras parcialmente. Y siempre habrá tareas que únicamente podrán ser desarrolladas personalmente por un profesional del derecho.

Ya son muchas las partidas de trabajo que hemos ido digitalizando en el sector legal a consecuencia de las nuevas necesidades que ha generado la situación de pandemia Covid: las reuniones virtuales con clientes, el trabajo en remoto, las vistas telemáticas, por mencionar algunas.

Esto ha supuesto que podamos llegar a clientes que residan fuera del ámbito de nuestro despacho sin necesidad de desplazarnos, asistir a una vista en la otra punta del territorio nacional desde nuestra oficina, o trabajar desde casa a título de ejemplo, con el consiguiente ahorro económico y de tiempo en desplazamientos.

Pero hay muchísimas otras tareas o ámbitos que pueden ser realizados en entornos digitales que comportarán igualmente considerables mejoras en su gestión, como las siguientes:

• Creación de ficha y volcado automático de datos introducidos por el cliente en página web, blog, etc. El cliente nos localiza a través de entorno digital y cumplimenta un formulario de contacto para recibir información sobre el asunto sobre el que desear asesoramiento legal. Nuestro CRM o software de gestión puede generar la ficha de cliente, volcando automáticamente los datos en nuestro aplicativo, y generar también de forma automática email conteniendo la información solicitada para su remisión al potencial cliente sin intervención humana.

• Generación automática y en bloque de documentos y remisión por correo electrónico con carácter automático. Imaginemos que tenemos que preparar reclamaciones previas a entidad financieras por cláusulas abusiva, o convocatorias para juntas de comunidad de propietarios, a título de ejemplo. Todos los documentos tienen prácticamente el mismo contenido, variando únicamente los datos del cliente, o algún otro detalle, que puede ser cumplimentado con carácter automático por nuestro sistema, remitiéndose de forma automatizada a su destinatario, auto-archivándose también de forma automática el documento y el email enviado en nuestro software de gestión o CRM.

• Extracción de datos e información de documentos contractuales, mercantiles, reclamaciones y resoluciones administrativas, para la elaboración de contratos, reclamaciones o demandas judiciales. Imaginemos que tenemos por cliente la financiera de una empresa de venta de electrodomésticos, y con el contrato de financiación podemos extraer de forma automática los datos para interponer demanda de reclamación de cantidad de los plazos impagados, que se volcaran previamente en el software de gestión o CRM. Y nos olvidamos de picar datos.

• Descarga y presentación automática en Lexnet y E-Justicia. Muchos softwares de gestión tienen integrado Lexnet y E-Justicia, lo que permite la descarga de las notificaciones y presentación de escritos dentro del sistema. Esto nos va a permitir plantear la automatización de estas tareas.

También permitirá la presentación automática y en bloque de los escritos a presentar, guardándose el justificante de presentación de forma automática en su expediente, y remitiéndose también de forma automática por correo electrónico al gestor del expediente en caso de que fuera preciso.

• Categorización, agendado y archivo de documentos y notificaciones judiciales. Hay aplicativos que incorporan sistemas que permiten automatizar parte de la tarea de archivo de emails, documentos y notificaciones judiciales, sugiriendo el expediente donde deba ser archivado, para completar la tarea previa validación por el usuario.

En otros casos, introduciéndose ciertos parámetros o indicaciones, el sistema es capaz de identificar el expediente al que pertenece la notificación judicial, pudiéndose cualificar aún más la automatización si el sistema cuenta con tecnología OCR, que permitirá incluso identificar el tipo de notificación de que se trate, para autoarchivar y auto-agendar el señalamiento o vencimiento que contenga. Al tratarse de soluciones fuera del entorno de la inteligencia artificial, requerirán de revisión humana para confirmar que la tarea realizada por el sistema ha sido correcta. Pero la revisión siempre será infinitamente más ágil que llevar a cabo el proceso íntegro de archivo.

Pero si contamos con tecnología machine learning, se podrá terminar de completar el circuito de automatización, sin requerir de revisión humana, salvo en casos puntuales en los que el sistema no consiga identificar de qué tipo de documento se trata. Esta tecnología es aplicable a cualquier tipo de documentación, ya sea resoluciones administrativas, correos electrónicos, notificaciones judiciales, escrituras, documentos mercantiles, etc.

• Consulta de cuentas de consignación. Otra tarea que puede ser asumida por entornos digitales es la consulta de las cuentas de consignación para confirmar si constan cantidades ingresadas respecto de las que pedir mandamiento de pago, en cuyo caso, el escrito puede ser generado y presentado en Lexnet de forma automática.

Una vez parametrizado, el sistema es capaz de reproducir el proceso de consulta, extrayendo los datos necesarios para determinar la cuenta a consultar del expediente consignado en nuestro software de gestión.

Estos son solo algunos ejemplos de los que beneficios que la digitalización puede aportar en el día a día de un abogado o procurador. Son ejemplos prácticos de la transformación digital en el sector legal.

La principal ventaja es que agilizará mucho los tiempos de gestión de estas partidas de trabajo, permitiéndonos ser más productivos, dejándonos más tiempo disponible para otras tareas, las que realmente aportan valor a nuestra profesión, como formarnos, estudiar los asuntos que tenemos sobre la mesa, dedicar más tiempo a los expedientes, reunirnos con cliente, y en definitiva dar un servicio de mayor calidad.

Además, nos permitirá una gestión más eficiente de nuestros asuntos, al requerirse de menos recursos para su gestión, ofreciéndonos la posibilidad de abarcar más partidas o volumen de trabajo sin necesidad de aumentar el equipo de trabajo o los tiempos de gestión.

Pero para empezar a transformarnos digitalmente debemos ser conscientes de la necesidad de contar con un aplicativo, software de gestión o CRM que nos ayude a gestionar nuestros expedientes. Será la estructura principal de soporte de la gestión de nuestros expedientes, a modo de columna vertebral, ya que además de las incontables las soluciones que nos aportan, nos permitirá integrar otras adicionales o accesorias para completar los circuitos de automatización de nuestros flujos de trabajo, y que no podremos implementar si aún mantenemos el sistema de archivo en las tradicionales carpetas de Windows y su control en un Excel, a título de ejemplo.

Pretender transformar digitalmente nuestro despacho en la partida de gestión de expedientes legales sin contar con un software de gestión es como pretender acceder a internet con un teléfono móvil de primera generación de los que se utilizaban en los años 80.

El mercado nos ofrece un gran surtido de softwares especialmente diseñados atendiendo a las necesidades del colectivo. Algunos integran un gran abanico de herramientas, y otros son más modestos en este sentido, pero todos ellos simplificarán el proceso de archivo y control.

De referencia son Iuritex, Kmaleon, MN Program, BaseNet, por mencionar algunos. Las bases de datos jurídicas, conscientes de las necesidades del colectivo en cuanto a automatización de tareas, también ofrecen soluciones en este sentido como Kleos de Wolters Kluwer, o Infolex de Thomson Reuters entre otros. 

Además, podemos encontrar en el mercado módulos independientes y completamente compatibles con los softwares de gestión que tengamos contratado, permitiendo automatizar un abanico cada vez más amplio de partidas de trabajo, como pueden ser los motores de machine learning para la gestión de las notificaciones judiciales (Matilda de EMC Software Jurídico o Atomian), las consultas a las cuentas de consignación (Sísifo, de EMC Software Jurídico), o la presentación automatizada y en bloque de escritos en Lexnet y E-Justicia, así como la descarga de las notificaciones en dichos entornos (o Sílex también de EMC Software Jurídico).

Todos ellos nos facilitarán el control, seguimiento y gestión documental de nuestros expedientes, y aportarán gran valor a la gestión de nuestras tareas, y nos permitirán ofrecer un servicio más competitivo y de mayor calidad a nuestros clientes, siendo un primer paso en acometer la transformación digital de nuestro despacho.