Qué es un Software Jurídico? Para que sirve? En que me beneficia? En el post de hoy os queremos explicar por qué es tan necesario contar con un Software de Gestión Jurídica, cuáles deben ser sus características y qué beneficios tiene para el despacho.
En una reciente encuesta publicada en Linkedin sobre Digitalización y Estrategias De Marketing Del Sector Jurídico por Enrique O’Connor, y aun antes de cerrarla, se indicaba que solo el 14% de los abogados que realizaron dicha encuesta usan un Software de Gestión. Este no es más que otro indicador de lo necesaria que es para el sector la llamada Transformación Digital.
¿POR QUÉ INSTALAR UN SOFTWARE DE GESTIÓN JURÍDICA?
Con una solución específica para despachos jurídicos, podrás automatizar todas las tareas diarias y garantizar la seguridad de todos los archivos.
El software para empresas del sector legal se ha convertido en una herramienta fundamental a la hora de ofrecer unos servicios de la mayor calidad. Dichos softwares se basan habitualmente en la combinación de las soluciones ERP, CRM y gestión documental, lo que permite trabajar con una visión global del negocio, ya que en una sola herramienta podemos:
Gestionar y consultar expedientes, contratos, archivos, documentos confidenciales…. Así como mantener actualizada la cartera de clientes, hacer un seguimiento procesal e incluso emitir facturas. Todos ellos son procesos habituales que en muchas ocasiones se realizan a través de distintas herramientas, que además no siempre se integran entre ellas.
¿QUÉ CARACTERÍSTICAS DEBE TENER EL SOFTWARE DE GESTIÓN?
Gestión de expedientes: Para gestionar y clasificar los expedientes, así como toda la información relacionada con ellos: facturas, emails, documentos, fichas de contactos, seguimiento procesal, etc.
Gestión Documental: Permite compartir los documentos con todo el equipo, añadir archivos en cualquier formato a los expedientes, descargarlos y gestionarlos como mejor convenga.
Agenda: Tanto de tareas como procesal, para planificar las tareas diarias, semanales y mensuales, así como tener una visión clara y conjunta de todos los señalamientos y fines.
Gestión de clientes: Para gestionar las bases de datos con la información de tus clientes y tenerla siempre actualizada, así como enviarles comunicados y mensajes directamente desde el propio sistema.
Facturación: Permite emitir las facturas desde el propio Software, usando los datos de los expedientes y clientes almacenados en él.
Acceso Web: Muchos softwares permiten una versión web para que los clientes puedan consultar sus expedientes en tiempo real, accediendo con unas claves personales, lo cual es un valor añadido a tener en cuenta. También permiten el teletrabajo a los empleados, algo fundamental en estos momentos de pandemia provocada por el Covid-19.
Generación de análisis: Puedes obtener informes, estadísticas y gráficos elaborados por el propio programa con toda la información del despacho, lo que permite analizar la productividad y plantear cambios o mejoras en los procedimientos internos.
Seguridad de la información: Gracias a la asignación de distintos permisos de acceso para cada usuario, la protección de los datos de clientes y empresa queda garantizada.
¿CUÁLES SON SUS BENEFICIOS PARA EL DESPACHO?
Un software para abogados constituye un gran apoyo a la hora de gestionar todas las áreas de un despacho de servicios legales, lo cual se traduce en:
Optimización de la comunicación interna: La mayoría de despachos utilizan el correo electrónico como medio de comunicación interna, con el riesgo que ello conlleva. Al trabajar todo el mundo con una misma plataforma, la información queda registrada al momento y no se pierde ningún dato…
Mejora de la gestión documental: las empresas de servicios jurídicos suelen gestionar un gran volumen de documentos y archivos, por lo que es esencial tener un control total de los mismos. Con este tipo de software puedes almacenar y organizar los documentos de manera sencilla y eficiente, así como compartirlos con el resto de empleados.
Mejora de la gestión de expedientes: Un buen seguimiento procesal es fundamental para el éxito de los asuntos gestionados. Un buen software jurídico debe permitir visualizar todos los hitos procesales de un expediente de forma clara y fácil de manejar.
Analizar el rendimiento del despacho (KPI’s): La posibilidad de sacar todo tipo de informes facilita la toma de decisiones y ayuda a mejorar el rendimiento y la calidad de los procesos.
Control de la Facturación: Al encontrarse toda la información en una misma herramienta, resulta mucho más sencillo llevar un buen control de los asuntos pendientes de facturar, ya sea por hitos procesales o terminados.
Gestión de Cobros: Al igual que sucede con el Control de Facturación, disponer de todos los datos de forma unificada permite hacer un seguimiento exhaustivo del estado de todas las facturas pendientes de cobro.
Reducción del uso de papel: Al almacenar y gestionar la mayoría de documentos en formato digital, se disminuye considerablemente el gasto en papel, lo cual permite aprovechar mejor el espacio físico y preservar el medio ambiente al mismo tiempo.
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